the Art of being legal

Comment créer une société en espagne

ETUDE DES DIVERSES OBLIGATIONS D’UNE SOCIÉTÉ EN ESPAGNE

« En balde se quema el candil ».

ERRORES CON BANDERA

En tant que professionnels du domaine juridique, l’expérience de la constitution d’une société en Espagne est « un jeu qui en vaut la chandelle » avec un bon accompagnement professionnel.

C’est dans cette perspective que nous nous proposons de vous présenter une analyse complète des principales obligations d’une société en Espagne, en partant de sa constitution et en passant par ses obligations fiscales, contractuelles et gestion du personnel.

 

INDEX:

1.- CRÉER UNE SOCIÉTÉ EN ESPAGNE

2.- OBLIGATIONS FISCALES ET COMPTABLES

3.- DROIT DU TRAVAIL

4.- SÉCURITÉ SOCIALE

 

 

CRÉER UNE SOCIÉTÉ EN ESPAGNE

I . Pourquoi et comment constituer une entreprise en Espagne ?

  • Vous possédez déjà une société en France et souhaitez étendre son activité à l’étranger ?

Dans ce cas, la première étape administrative consiste à légaliser certains documents auprès d’un notaire français ainsi que demander l’apostille de ces documents auprès de la Cour d’Appel en France du domicile de votre entreprise française. Concrètement, l’administration espagnole aura besoin que vous fassiez légaliser et apostiller les documents suivants :

  • Le KBIS de la société française, surtout si cette dernière devient associée unique de la société espagnole.
  • Les statuts de la Société Française.

Outre ces documents, il est obligatoire que la Société soit représentée et/ou gérée par une personne dont les données personnelles sont enregistrées auprès des divers services de l’administration, et principalement celle concernant le Ministère de l’Intérieur. En effet, le Ministère est chargé de l’attribution d’un numéro d’identification d’étranger (N.I.E.) à toute personne résidant plus de 3 mois sur le sol espagnol ou devant réaliser des démarches sur le territoire espagnol.

C’est pour cette raison qu’il sera également nécessaire de présenter les originaux du N.I.E. et pièce d’identité du/des associé(s) unique(s) s’il s’agit d’un particulier, mais également du/des gérant(s), dits « administradores ».

Toutefois, selon le type d’activité et la situation du marché en Espagne, nous sommes également dans la possibilité de vous conseiller sur l’inscription auprès des organismes correspondants au statut d’Autoentrepreneur, très répandu en Espagne, appelé « Autónomo ». Nous vous en disons davantage dans notre article « Devenir autoentrepreneur en Espagne ».

 

  • Une fois ces éléments en main, quelles sont les démarches à réaliser pour la constitution ?

La procédure de constitution de société a une durée moyenne de 2 à 3 mois, car chaque organe possède son propre délai de gestion des demandes d’inscription et d’acquisition des documents obligatoires.

Ci-dessous, nous nous proposons de faire une liste de ces éléments minimums obligatoires :

  1. Demander un certificat négatif du nom de la société. Le choix de la dénomination sociale est une étape clé : même si vous possédez déjà une marque enregistrée au niveau européen, le « Registro Mercantil » (registre du commerce espagnol) n’est en aucun cas obligé de valider ce nom commercial. Nous vous conseillons de préparer une liste de 5 noms, classée par ordre de préférence, pour mettre toutes vos chances de votre côté.
  2. Demande d’assignation d’un numéro d’identification fiscale à la société (N.I.F.). Ce numéro se trouve être l’équivalent du SIREN en France et vous sera demandé dans la réalisation de n’importe quelle démarche, que ce soit pour la réception de facture, émission de facture, déclaration d’impôt ou bien gestion du personnel entre bien d’autres.
  3. Signature de l’acte notarié de constitution de la société devant le Notaire en présence du/des associé(s) ou de leur représentant en cas de personne juridique. Une fois signée devant le Notaire, ce document devra être enregistré auprès du Registre du Commerce de la région correspondante au domicile de la société. Ce document deviendra alors l’équivalent du KBIS en France, bien que beaucoup plus complet, puisqu’il devra reprendre obligatoirement une série d’informations :
    1. Identité complète du/des associé(s).
    2. Statut juridique de la société : société anonyme, société à responsabilité limitée, société à responsabilité limitée professionnelle, communauté de biens, etc.
    3. Apport du capital, répartition, valeur et numération des parts sociales. La loi fixe des minimums, par exemple un minimum de 3.000,00€ pour la société à responsabilité limitée et de 60.000,00€ pour une société anonyme.
    4. Détermination concrète de l’organe d’administration, si les statuts sociaux permettent plusieurs alternatives : gérance par un administrateur unique, administrateurs solidaires ou administrateurs joints.
    5. Identité de(s) personne(s) qui se chargent initialement de l’administration et de la représentation sociale de la société.
    6. Statuts de la société : dénomination sociale, objet social (en déterminant l’activité correspondante), domicile social, capital social, détail des parts sociales, moyen d’organisation de l’administration, moyen de délibération et adoption des procès-verbaux de l’organe d’administration.

Une fois la procédure de constitution achevée et la société inscrite au Registre du Commerce, il est important de prendre en compte une série de démarches supplémentaires pour que l’entreprise puisse fonctionner selon la législation en vigueur.

  • A partir de quand mon entreprise sera-t-elle être effective et quelles obligations devra-t-elle respecter durant son activité ?

Selon le domaine de compétences, il sera nécessaire de réaliser plusieurs démarches dans les organes correspondants.

En Espagne, pour une entreprise, la majorité, voire la totalité, des procédures administratives doivent se réaliser par Internet en utilisant le « Certificado Digital ». Le concept est simple : pouvoir installer sur n’importe quel ordinateur ou tablette cette « pièce d’identité électronique » afin de se connecter à tous les espaces privés de la société. C’est un outil indispensable, pour ne pas dire obligatoire, pour les gestions quotidiennes de votre entreprise. Il vous sera très certainement demandé par votre comptable ou fiscaliste pour faciliter la réalisation de ces démarches.

 

  • Le début de mon activité est-il possible dès signature devant le Notaire de la Constitution de société ?


La signature de l’écriture publique ne marque pas le début de votre activité.

Outre les démarches à réaliser auprès de votre avocat en droit des sociétés, votre entreprise devra déclarer le type d’activité et la date effective de début de celle-ci auprès de la « Agencia Tributaria Española » (administration fiscale Espagnole). Pour cela, il vous faudra remplir sur Internet le modèle d’inscription au registre des entrepreneurs et professionnels. Dans les deux ans suivants le début de votre activité, la Agencia Tributaria impose également la déclaration et paiement de l’Impôt sur les Activités Economiques.

 

  • Quelles sont les obligations sociétaires basiques à accomplir ?

Autre point important, tout comme en France, votre entreprise sera tenue de réaliser une assemblée générale ordinaire de manière annuelle, et des sessions extraordinaires en cas de modifications à réaliser et prévues dans la Loi des Sociétés. En effet, lors de la session ordinaire, l’organe d’administration prévu dans les statuts de la société devra se réunir obligatoirement au moins une fois par an durant le premier trimestre de chaque exercice, dans un objectif bien particulier : voter la gestion sociale, les comptes annuels de l’exercice antérieur et se positionner sur l’application du résultat de l’entreprise. 

Outre le Livre des procès-verbaux, la société est tenue de mettre à jour toute modification liée aux associés, achat vente de parts sociales et des contrats entre l’associé unique et la société, en présentant les actes correspondants auprès du Registre du Commerce de la Région correspondant au domicile de la société.

En effet, il ne faut pas oublier que le système politique espagnol est un Etat unitaire décentralisé à échelle plus importante que la France. En ce sens, l’Espagne se découpe en 17 Communautés Autonomes, elles-mêmes découpées en Province, puis par commune. Ces compétences et latitudes d’action aux collectivités territoriales permettent à ces dernières d’adopter des actes administratifs propres à leur zone, toujours dans un respect de compatibilité avec le principe d’identité de la loi dite « Estatal » (applicable à tous les territoires appartenant à l’Espagne). En ce sens, une entreprise dont le domicile se trouve à Barcelone ou Cornella sera enregistrée au Registre Mercantil de Barcelone, alors qu’une société domiciliée à Gérone dépendra du Registre Mercantil de Gérone, tous deux appartenant pourtant à la Catalogne.

Notre équipe est formée d’avocats et d’économistes hautement spécialisés, tout particulièrement pour le droit des Sociétés par Maître María Teresa GARASA GIL inscrite au Barreau de Barcelone et sur la liste de notoriété des avocats du Consulat français de Barcelone et par notre fiscaliste et économiste M. David GOMBAU PALAU qui pourront tous deux vous accompagner en français dans la constitution de votre entreprise en Espagne.

N’hésitez pas à leur demander de plus amples informations sur ces démarches et sur leurs tarifs pour la constitution d’une entreprise en Espagne conformément à la législation espagnole.

 

OBLIGATIONS FISCALES ET COMPTABLES

II.- Quelles sont les obligations fiscales et comptables de ma société en Espagne ?


Débuter une activité économique au sein d’une entreprise implique tout un ensemble d’obligations fiscales de caractère national. Certaines doivent être réaliser avant le début de l’activité, telle que l’inscription au registre des entrepreneurs et professionnels citée antérieurement et d’autres devront être réalisées tout au long de l’activité.

 

De façon générale, la première étape est la présentation du modèle 036 ou 037 de déclaration dite « censal » (recensement).

Une fois l’activité mise en route, les revenus perçus par des personnes physiques et morales sans personnalité juridique sont imposés par l'impôt sur le revenu des personnes physiques (IRPF - acomptes et déclaration annuelle). Les personnes morales sont imposées par l’impôt sur les sociétés (IS - acomptes et déclaration annuelle).

 

En outre, les obligations liées à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), les déclarations informatives (par exemple, les transactions avec des tiers - modèle 347, le relevé annuel des retenues à la source et les acomptes - modèle 190, etc.) et autres déclarations obligatoires doivent être remplies et déclarées sur Internet.

 

  • Par quel moyen ma société doit-elle interagir avec les administrations ?

 

Etant une société, cette dernière devra avoir recours à son certificat digital via Internet pour réaliser tout type d’actions (révision des notifications, réponse à l’administration, déclaration des impôts, etc.).

 

  • Ma société est-elle obligée de tenir à jour sa comptabilité ?

 

Contrairement à la France où la comptabilité et la fiscalité sont deux outils différents, en Espagne, la comptabilité est l’outil sur lequel se base le fiscaliste pour calculer, préparer et présenter les impôts de la société dont il se charge.

 

C’est en ce sens que la loi impose aux employeurs, quelle que soit leur forme, leur personnalité physique ou morale, l'obligation de tenir une comptabilité conforme aux dispositions du Code de commerce et Plan Général Comptable ou à ce qui est établi dans les règles auxquelles ils sont soumis. Le code de commerce impose la tenue de deux livres comptables:

 

  • « El libro diario » : le livre quotidien

Y sont enregistrées chronologiquement, au jour le jour, toutes les opérations effectuées dans le développement de l'activité. Vous pouvez également noter conjointement les totaux des opérations pour des périodes ne dépassant pas le mois, leurs détails étant enregistrés dans des livres ou des enregistrements concordants.

 

  • « El libro de inventarios y cuentas anuales » : le livre des stocks et des comptes annuels.

Ce livre doit être ouvert avec le bilan initial détaillé de la société, en retranscrivant, au moins tous les trimestres, avec les sommes et les soldes, les bilans. L’inventaire de clôture de l’exercice et les comptes annuels doivent être réglés annuellement.

 

Le dernier état financier, à la fin de chaque exercice, contient les comptes annuels: bilan, compte de résultat, état des variations des capitaux propres, état des flux de trésorerie et mémoire. Les comptes annuels sont l’instrument comptable le plus important pour l’impôt des sociétés, car ils servent de point de départ pour la configuration de votre base imposable.

Outre les livres obligatoires, des livres et registres peuvent être conservés volontairement en fonction du système comptable adopté ou de la nature de leur activité.

D'autre part, l'obligation de tenir et de légaliser certains « livres d'entreprise » est établie: livre de procès-verbaux, livre d'actions nominatives dans des sociétés anonymes et à actions limitées, livre d'enregistrement des associés dans des sociétés à responsabilité limitée.

En plus de la gestion comptable et des livres comptables obligatoires, il est obligatoire de procéder à la légalisation des libres de comptabilité.

 

Notre équipe est formée d’agents de gestion d’entreprise, d’économiste hautement spécialisés, tout particulièrement pour la gestion d’entreprise et comptabilité Mme. Eva SERRA ONTIVEROS, par M. Manuel BLAY GIRABEL spécialisé en comptabilité et droit de l’entreprise, par notre fiscaliste et économiste M. David GOMBAU PALAU et par notre avocate en droit social et fiscal Maître Cyrielle AGUT, ces deux derniers pouvant vous accompagner en français dans la gestion comptable et fiscale de votre société.

N’hésitez pas à leur demander de plus amples informations sur ces démarches et sur leur méthode de gestion.

 

DROIT DU TRAVAIL

III. Sous quelles conditions légales puis-je embaucher du personnel au sein de mon entreprise ?

 

  • Quelles formalités accomplir lors d’une embauche ? Faut-il rédiger un contrat de travail ? Quelles sont les durées minimale et maximale d’une période d’essai ? Comment mettre fin au contrat de travail ? Votre employé peut-il cumuler plusieurs emplois ?

 

De par notre expérience, nous savons que de nombreuses questions surgissent au moment d’embaucher du personnel et qui font souvent douter les entreprises et entrepreneurs.

 

Malgré un schéma juridique souvent ressemblant entre la France et l’Espagne, le droit du travail est un secteur juridique bien propre à chaque Etat. Concernant l’Espagne, nous vous proposerons ci-dessous un résumé des informations primordiales concernant le contrat du travail, particulièrement quelles sont les modalités contractuelles de ce secteur, ainsi que les principales réformes mises en place ces dernières années dans le monde du droit du travail.

 

Tout d’abord, n’oublions pas le concept même du contrat de travail selon lequel une personne s’engage à réaliser personnellement des services moyennant une rétribution, dans le cadre d’une organisation et sous la direction d’une autre personne et pour le compte de cette même dernière. C’est ce que les juristes appellent alors la règle de 5 :

  1. Volontariat: personne ne peut être obligée, menacée en cas de refus de travailler pour un employeur. Cette décision doit être propre à la personne qui réalisera les différentes tâches demandées.
  2. Personnel: dans le cas d’une embauche, le travailleur est recruté pour ses qualités, son expérience ou son parcours académique. Le poste ne pourrait alors être occupé par X si le contrat de travail a été négocié avec Y.
  3. Rémunération : « tout travail mérite salaire ».
  4. Subordination : il s’agit du lien juridique selon lequel l’exécution d’un travail sous l’autorité d’un employeur donne à ce dernier le pouvoir de donner des ordres et des directives, d’en contrôler l’exécution et de sanctionner les manquements de son subordonné.
  5. Pour le compte d’autrui : le travail n’est pas réalisé pour le propre compte du travailleur.

 

Du fait de la relation de dépendance découlant du contrat, le droit du travail cherche à protéger le salarié contre l’arbitraire de l’employeur, à rééquilibrer les relations mais aussi d’organiser l’entreprise pour favoriser l’emploi.

 

  • Toutes les relations professionnelles peuvent-elles être encadrées dans un contrat de travail ?

 

Conformément à la règle de 5 citée antérieurement, certaines relations sont totalement exclues du système du Statut des Travailleurs, c’est-à-dire de l’équivalent du Code du Travail, pour les raisons suivantes :

  1. Les autoentrepreneurs : elle ne respecte pas la règle 5 « pour le compte d’autrui » puisque le professionnel travaille pour lui-même, à son compte.
  2. Les fonctionnaires et personnel national : ces relations sont encadrées dans des normes légales et règlementaires spécifiques.
  3. Les prestations personnelles obligatoires : il s’agirait par exemple d’une peine de travaux d’intérêts généraux pour laquelle la réalisation des tâches n’est pas volontaire (règle 1).
  4. Les conseillers et gérants sociétaires : il n’existe pas une situation de subordination, ces personnes étant leur propre chef (règle 4).
  5. Travaux réalisés amicalement, bénévolement ou dans le voisinage : cette activité n’est pas rémunérée (règle 3).
  6. Travaux familiaux : ces travaux ne sont pas réalisés pour le compte d’autrui, mais pour le propre noyau familial (règle 5).

 

Certaines relations, de par leurs caractéristiques, seront encadrées différemment et pourront se voir appliquer certaines règles particulières. Il s’agit alors des relations de travail spéciales, telles que prévues dans l’article 2 du Statut des Travailleurs :

  • Cadre dirigeant.
  • Service au foyer familial.
  • Les condamnés en institutions pénitentiaires.
  • Les sportifs professionnels.
  • Les artistes de spectacles publics.
  • Les représentants commerciaux.
  • Les travailleurs handicapés en centres spécieux d’emploi.
  • Les travailleurs portuaires.
  • Les spécialistes en science de la santé en formation.
  • Les avocats travaillant dans des cabinets d’avocats.
  • Les professeurs de religion en centres publics.
  • Le personnel civil d’établissements militaires.
  • Les contrôleurs civils de trafic aérien.

 

  • En quoi consiste l’obligation de pointage des heures travaillées ?

 

Nouvelle réglementation mise en place dans le Statut des Travailleurs, à partir du 12 mai 2019, les entreprises sont obligées de garantir l’enregistrement journalier des horaires de travail de ses employés, à savoir l’heure d’arrivée et heure de départ de ces derniers, sans préjudice de la possible flexibilité des horaires du travailleur.

Ce type d’information pourra être recueilli sous la forme choisie par l’entreprise, tout en respectant le secteur, activités et catégories professionnelles des employés.

 

Ces informations devront être conservées pendant un minimum de 4 ans depuis leur enregistrement et devront être disponibles pour les employés qui souhaiteraient y avoir accès, mais également pour les représentants légaux des travailleurs et de l’Inspection du Travail et de la Sécurité Sociale.

 

  • En quoi consiste un Plan d’Egalité femme-homme au sein d’une entreprise ?

 

Autre thème d’actualité auquel le législateur espagnol a souhaité s’adapter au sein du monde du travail : l’égalité des chances et des opportunités femme-homme sur leur lieu de travail.

 

Outre la réglementation internationale et européen en la matière, au sein du territoire espagnol, la loi reconnait l’égalité entre femmes et homme comme un principe juridique universel, offrant des outils juridiques pour encourager les politiques de lutte contre les inégalités de sexe, tout particulièrement dans le cadre des relations de travail où il est devenu habituel d’être témoin d’harcèlement sexuel, d’harcèlement pour genre et discrimination pour grossesse ou maternité.

 

La loi Organique 3/2007, du 22 mars a permis d’établir les conduites et outils nécessaires à l’effectivité de l’égalité femmes-hommes. Tout particulièrement, cette loi définit de manière concrète les concepts d’harcèlement sexuel, pour raison du genre ou de discrimination directe pour raison du sexe :

  • Est considéré comme harcèlement sexuel « tout comportement, verbal ou physique, de nature sexuelle qui tend à atteindre à la dignité d’une personne, en particulier lorsque se crée un milieu intimidant, dégradant ou offensif de la personne sujette au harcèlement » (article 7.1 de la LOI 3/2007, du 22 mars).
  • Est considéré comme harcèlement pour raison du genre/sexe « tout comportement réalisé selon le sexe de la personne victime du harcèlement qui tend à atteindre à la dignité d’une personne, en particulier lorsque se crée un milieu intimidant, dégradant ou offensif de la personne sujette au harcèlement » (article 7.2 de la LOI 3/2007, du 22 mars).
  • Est considérée discrimination directe selon le sexe « tout traitement défavorable exercé contre une femme, du simple fait de sa grossesse ou de sa maternité».

 

La publication officielle du Décret Royal 6/2019 du 1er mars de mesures urgentes pour la garantie de l’égalité de traitement et des chances entre femmes et hommes marque la mise en place de modifications particulièrement importantes vis-à-vis de l’obligation d’implanter un plan d’égalité dans les entreprises. Tout particulièrement, cette norme prévoit l’application progressive d’établir ces mesures selon le schéma suivant :

  • A partir du 7 mars 2020, seront obligées de mettre en place ce plan d’égalité toutes les entreprises de plus de 150 employés.
  • A partir du 7 mars 2021, seront obligées de mettre en place ce plan d’égalité toutes les entreprises employant de 100 à 150 salariés.
  • A partir du 7 mars 2022, seront obligées de mettre en place ce plan d’égalité toutes les entreprises employant de 50 à 100 salariés.

 

Ce Plan devra posséder un contenu minimum établit par ce même Décret Royal, ainsi qu’un diagnostic préalable et négocié avec la représentation salariale de la structure des travailleurs.

Afin d’assurer la viabilité de cette réglementation interne à l’entreprise, il sera nécessaire pour cette dernière d’établir quelles seront les différentes mesures nécessaires, c’est-à-dire un plan d’action. Parmi ces actions, un outil facile et accessible pour tous les employés serait l’implantation d’un protocole anti-harcèlement, qui inclut des mesures correctrices en cas d’harcèlement ou discrimination. 

 

  • OBLIGATIONS EN MATIÈRE DE PRÉVENTION DES RISQUES D'ACCIDENT DU TRAVAIL:

 

Toutes les sociétés ayant des employés sont dans l’obligation de mettre en place tous les moyens possibles pour éviter la réalisation d’accidents du travail tel que prévu dans la Loi sur la Prévention des Risques. Les obligations principales en matière de prévention d’accident du travail sont les suivantes :

  • Identification des risques d'accident.
  • Planification des actions préventives.
  • Formation et information des travailleurs sur les risques d’accident.
  • Mise à disposition d’équipements de protecion individuelle.
  • Bilans de santé.

Entre autres, l’Autorité du travail peut établir une série d’obligations supplémentaires et spécifiques selon le secteur d’activité, notamment en cas d’accident sur le lieu de travail. Veuillez trouver dans ces liens quelques articles sur la prévention du harcèlement sur le lieu de travail, ainsi que sur les mesures à prendre en cas d’accident dans votre entreprise.

 

  • QUELLES SONT LES POSSIBLES CAUSES DE FINALISATION DU CONTRAT ?

 

La finalisation du contrat du travail peut se justifier en se basant sur l’une de ces différentes causes :

  • Sur décision propre du travailleur : c’est le cas récurrent de la démission, en respectant le délai de préavis établi dans le contrat de travail ou dans la convention collective applicable au contrat de travail, ou de la réalisation d’une faute grave de l’entreprise donnant droit au travailleur à une indemnisation. Cela peut également avoir lieu dans les cas de désistement durant la période d’essai, pour abandon du poste ou en cas de travailleuse victime de violence de genre.
  • Sur décision commune des deux parties : le contrat prévoit expressément les différentes causes légales d’extinction du contrat, telles que l’arrivée à terme du contrat par exemple.
  • Pour des causes externes à la volonté des parties : le Statut des Travailleurs fait référence dans ce cas du décès d’une des parties (employeur ou travailleur), départ à la retraite ou déclaration d’incapacité permanente totales, absolue ou de grande invalidité du travailleur.
  • Sur décision propre de l’employeur : lorsque ce dernier décide de licencier son employé à travers l’une des formes légales de licenciement qui sont la disciplinaire, existence de causes objectives, force majeure ou nécessité de recourir à un licenciement collectif, mais également de par l’extinction de la personnalité morale de l’employeur-entreprise.

 

  • QUELLES DÉMARCHES SONT À RÉALISER EN CAS DE LITIGES ET AUPRÈS DE QUEL ORGANISME ?

 

Phénomène d’actualité et essentiel en cas de litiges, la médiation et la tentative d’accord extrajudiciaire sont également de vigueur dans le secteur social espagnol. En effet, l’institution extrajudiciaire favorise le développement de modes de règlement non contentieux des litiges par les administrations publiques « autónomicas ».

 

Pour cela, il existe plusieurs instruments afin d’éviter le conflit devant les tribunaux, parfois facultatifs, parfois obligatoires selon le concept et contexte du litige.

 

En ce sens, à titre d’exemple, ce type d’accord est envisageable pour le maintien et développement d’un système autonome de solution des conflits collectifs sociaux qui surgissent entre les employeurs et les travailleurs et leurs représentants. Il est alors envisageable, et non pas obligatoire, de faire appel à des syndicats tels qu’UGT, CCOO, CEOE et/ou CEPYME afin d’arriver à un accord dit de Solution Autonome de Conflits (« Acuerdo de Solución Autónoma de Conflictos »). Ce type d’accord est encadré par la Résolution du 10/02/2012 de la Direction Générale de l’Emploi.

 

Une autre forme de gestion extrajudiciaire d’un litige est celle prévue à travers le mécanisme administratif de conciliation. Il s’agit d’une procédure à réaliser obligatoirement avant de présenter tout type de demande judiciaire devant les Tribunaux Sociaux, faute de quoi, la demande présentée sera rejetée. L’objectif de cette démarche est précisément d’éviter la procédure judiciaire avec un accord entre les parties en cas de situations conflictuelles telles qu’un licenciement, modifications substantielles des conditions de travail, réclamations, etc. En ce sens, le Tribunal Social devra toujours vérifier l’existence de cette tentative de conciliation préalable avec le certificat de l’acte de conciliation. La « papeleta de conciliación » devra être remise aux organes de conciliation du lieu de prestation des services ou domicile de l’intéressé, au libre choix de la personne faisant la demande de conciliation.  

Une fois admise la « papeleta », les parties seront citées à comparaitre à l’administration publique chargée de la gestion de la conciliation. Les parties peuvent se représenter elles-mêmes ou faire appel à un représentant, le plus souvent s’agissant d’avocat ou de « graduado social » (personne diplômée de sciences sociales). Il est important de préciser que la non présentation de la personne à l’origine de la demande engendrera l’archivage du dossier.

Spécialistes en litiges en matière de droit du travail et de la sécurité sociale en Espagne depuis 1976, notre équipe est formée d’une équipe de cinq Avocats inscrits au Barreau des Avocats de Barcelone (« Ilustre Colegio de Abogados de Barcelona ») qui peuvent se positionner en défense de l’employeur comme de l’employé.

Plus particulièrement, vous pourrez être représenté par Maître Josep CONESA SAGRERA avocat et associé-directeur du cabinet CONESA LEGAL qui pourra également vous accompagner en anglais, par Maître Juan Pedro HUERTAS GONZALEZ avocat spécialiste en droit du travail, gestion de conflits collectifs et médiateur au « Tribunal Laboral de Catalunya », par Maître Lola GARCÍA ROMERO avocate spécialisée en droit du travail et ressources humains, par Maître Lluís PRAT YAGUE avocat spécialisé en droit du travail et de la sécurité sociale et par Maître Cyrielle AGUT avocate spécialisée en droit social et fiscal qui pourra vous accompagner en français.

N’hésitez pas à leur demander de plus amples informations ou à fixer une réunion pour leur présenter votre situation.

 

 

SÉCURITÉ SOCIALE

 

IV.- En tant qu’employeur, quelles sont mes obligations vis-à-vis de la Sécurité Sociale Espagnole ?


Comme dans tout Etat dit “social”, l’organisme de la Sécurité Sociale encadre les gestions sociales des entreprises pour tout type de changement à réaliser concernant sa qualité d’employeur. Suivant le système administratif espagnol, les démarches d’une entreprise auprès de la Sécurité Sociale ne sont accessibles que par Internet à travers des formulaires et modèles.

Pour vous éclairer sur le système organisatif de la sécurité sociale, veuillez trouver ci-dessous un schéma récapitulatif:

 

ss esquema

  • Mon entreprise possède-t-elle les caractéristiques suffisantes pour embaucher du personnel ?

 

Tout d’abord, il est important de préciser que la qualification d’employeur peut être utilisée, même si son activité n’est pas motivée par un but lucratif, toute personne physique ou morale, publique ou privée, pour laquelle des travailleurs salariés ou assimilés fournissent leurs services pour le compte de l’employeur, à la condition que ces personnes soient bien incluses dans un des régimes de cotisation mis en place par la Sécurité Sociale. 

 

L’inscription de l’employeur auprès de la Sécurité Sociale est un acte administratif par lequel la Trésorerie Générale de la Sécurité Sociale remet à ce dernier un numéro d’identification, appelé Code de Compte de Cotisation (C.C.C.) et permettant ainsi un contrôle de ses obligations dans le Régime de Sécurité Sociale lui correspondant.

 

Dans chaque province dans lesquelles le chef d’entreprise sera appelé à exercer son activité avec ses employés, il lui faudra demander un C.C.C. dans la zone géographique afin d’être directement lié à son C.C.C. principal, permettant une liaison entre toutes les activités réalisées sur le territoire espagnol. La sécurité sociale peut également obliger l’employeur à demander un C.C.C. dans des cas particuliers de collectifs de travailleurs pour lesquels les cotisations varient.  

 

Comme précisé ci-dessus, la démarche d’inscription de la société comme « employeur » relève de la compétence de l’Administration de la Trésorerie Générale de la Sécurité Sociale la plus proche du domicile de l’activité de l’entreprise. Cette demande peut se réaliser par voie électronique à travers l’utilisation du certificat digital de la société.

 

Toutefois, dans le cas d’une jeune société, avant d’embaucher des travailleurs, l’employeur devra avant toute chose demander son inscription comme telle, et ce avant de commencer son activité. En effet, la non-inscription de la société empêchera cette dernière de mener à bien son opération d’embauche des employés, et par conséquence, de réaliser le paiement des cotisations patronales lui correspondant.

 

Pour cela, le dossier d’inscription devra comporter les pièces suivantes :

  1. Dans le cas d’un entrepreneur individuel :
    • Formulaire officiel de demande d’inscription.
    • Pièce d’identité du titulaire de l’entreprise, de l’entrepreneur individuel ou titulaire du foyer familial (cas particulier de l’employé de maison).
    • Justificatif d’Activité Economique de l’Entreprise émis par le Ministère de l’Economie et Impôts qui lui assigne un numéro d’identification fiscale (justificatif non obligatoire dans le cas d’embauche d’employé de maison).

 

  1. Dans le cas d’entrepreneurs collectifs et sociétés espagnoles :
    • Les trois premiers documents cités ci-dessus.
    • Acte notarié de constitution dument enregistrée ou certificat de Registre correspondant (Livre des Procès-Verbaux dans le cas des Copropriétés).
    • Photocopie du D.N.I. de la personne sollicitant l’inscription, ainsi que l’acte notarié de pouvoirs de la personne signant la demande d’inscription.

 

  1. Dans le cas d’entrepreneurs collectifs et sociétés étrangères :
    • Dans le cas d’établissement d’un centre de travail en Espagne : les documents indiqués antérieurement pour les succursales et entreprises qui transfèrent leur domicile en Espagne.
    • Dans le cas de non établissement d’un centre de travail en Espagne : les documents indiqués au premier point, photocopie de l’acte notarié de constitution de l’entreprise étrangère avec certificat d’inscription au registre des sociétés correspondant ou équivalent exigé par la norme légale pour les entreprises de l’Union Européenne. Lorsque l’entreprise a été constituée dans un pays hors U.E., il sera nécessaire de présenter un certificat du Consulat Espagnol du pays correspondant selon lequel la société en question fut constituée selon la loi de ce pays.
    • Dans ces deux hypothèses, l’entreprise devra être représentée légalement par une personne physique ayant son domicile en Espagne.

 

  • Quelles démarches dois-je réaliser pour embaucher des salariés ?

Vous vous apprêtez à proposer un emploi à d’éventuels salariés ? N’oubliez pas qu’avant toute démarche, la société doit être déclarée et inscrite auprès de la Trésorerie Générale de la Sécurité Sociale de la Province dont elle dépend en tant qu’employeur.

S’agissant de démarches à réaliser électroniquement, le contrôle des délais des inscriptions, résiliation ou modifications des données des employés qui vont débuter ou achever une activité salariale au service de votre entreprise sera d’autant plus effectif. C’est pour cela que la Sécurité Sociale a mis en place pour les professionnels et entreprises un système de Réseau Electronique en ligne, accessible à travers votre certificat digital, afin de pouvoir garder un œil constant sur le contenu de votre dossier.

D’autre part, tant que le contrat de travail liant l’employé et votre entreprise est maintenu, vous êtes tenus de respecter les obligations sociales dérivées du contrat. Ce ne sera qu’une fois le contrat finalisé que l’obligation de paiements des prestations de services et cotisations patronales disparaitra. Mais encore une fois, cette finalisation dépendra directement de la bonne communication dans les délais légaux de ce changement auprès de la Sécurité Sociale.

 

  • Chronologie de la cotisation : naissance, durée et finalisation de l’obligation de paiement de la cotisation sociale

Comme précisé antérieurement, l’activité salariale fait naitre l’obligation de paiement de la cotisation, c’est-à-dire à partir du moment où le travailleur est inscrit comme tel au sein de votre entreprise.

Toutefois, sachez que la non présentation de la demande d’inscription n’empêche d’aucune sorte la naissance de l’obligation de cotiser si les différents critères permettant l’inclusion du travailleur dans le Régime social lui correspondant sont remplis. En ce sens, en cas d’omission ou retard de communication de finalisation du contrat de travail auprès de la Trésorerie Générale de la Sécurité Sociale, l’obligation de paiement de la cotisation ne disparaîtra qu’à partir du jour où cet organisme aura connaissance de ce changement.

 

La disparition de cette obligation est donc conditionnée à la finalisation du contrat de travail, à condition qu’elle soit communiquée dans le délai imparti, ce qui implique que le paiement de la cotisation continuera dans les cas suivants :

  • Arrêt maladie.
  • Risque durant la grossesse et risque durant la période d’allaitement naturel.
  • Congés maternité et paternité.
  • Accomplissement de devoirs de caractère public.
  • Réalisation de représentant syndical (à condition qu’ils ne donnent pas lieu à un congé ou une cessation d’activité).
  • Conventions spéciales.
  • Chômage contributif.
  • Chômage social.
  • Permis et autorisations ne donnant pas lieu à un congé de travail.
  • Dans les cas particuliers établis pour chaque type de régime social.

 

  • Que se passe-t-il en cas d’impayé des cotisations ?

Vis-à-vis d’un impayé, l’administration de la Sécurité Sociale peut déterminer l’existence et le montant des dettes résultant du non-paiement des cotisations.

De plus, elle peut exiger le paiement de ces dernières à travers une démarche de mise en demeure des biens du débiteur : « embargo ».

 

  • Quels éléments constituent la base de la cotisation ?

La base de cotisation dans les divers régimes du système de la Sécurité Sociale est composée de la rémunération totale du travailleur, quelle que soit sa forme et dénomination.

Cette dernière ne pourra en aucun cas être supérieur à la limite maximale établie légalement et fixé pour chaque exercice économique correspondant à la Loi de Budgets Généraux de l’Etat. Ce montant maximum est applicable à tout type d’activités et/ou catégories professionnelles, et ce quel que soit le nombre d’heures travaillées.

A son opposé, le montant minimum légal de la base de cotisation correspond au montant applicable au Salaire Minimum Interprofessionnel en vigueur, augmenté d’un sixième.

 

Toutefois, certains éléments ne peuvent être intégrés dans le calcul de la base de cotisation tels que :

  • Frais de repas et frais de voyage, de transport.
  • Indemnisations pour décès, déménagement, suspensions du contrat et licenciements.
  • Frais pour usures d’outils, acquisition de vêtements de travail.
  • Produits en nature accordés volontairement par l’employeur.
  • Etreintes pour mariage.
  • Prestations de sécurité sociale, améliorations et allocations sociales accordées par les entreprises.
  • Heures supplémentaires, sauf cotisations pour accidents du travail et maladies professionnelles.

 

Le calcul de la base mensuelle de cotisation se divise en deux sous-groupes :

  1. Contingences communes: sont inclus les rémunérations mensuelles, ainsi que celles proportionnelles à un mois pour les paiements extraordinaires et tout autre concept de rémunération supérieur à un mois.
  2. Contingences professionnelles et autres (chômage, formation professionnelle et fonds de garantie salariale) : sont appliquées les règles antérieures mais seront prises en compte les heures extraordinaires.

  

  • Auprès de quel organisme dois-je me tourner pour réaliser mes démarches ?

Ci-dessous, nous nous proposons une liste exhaustive de compétences des administrations publiques de santé selon les démarches à réaliser :

 

  • Inscription des associés et gérants aux régimes de la Sécurité Sociale : Trésorerie Générale de la Sécurité Sociale.
  • Inscription de la société : Trésorerie Générale de la Sécurité Sociale.
  • Affiliation des employés : Trésorerie Générale de la Sécurité Sociale.
  • Inscription des travailleurs au Régime de Sécurité Sociale lui correspondant : Trésorerie Générale de la Sécurité Sociale.
  • Inscription des contrats de travail : Service Public National de l’Emploi.
  • Communication d’ouverture de centre de travail : Conciergerie du Travail de la Communauté Autonome.
  • Obtention du calendrier du travail : Inspection Provinciale du Travail.

 

Afin de vous offrir un accompagnement complet, outre le conseil juridique, notre département de gestion du personnel GESOFFICE et spécialisé en procédures à réaliser auprès de la Sécurité Sociale pourra vous expliquer et gérer pour vous le bon déroulement de toutes ces démarches.

Rédaction et communication des contrats, inscriptions à la Sécurité Sociale, réalisation des fiches de paie, adaptation aux modifications législatives et renouvellement des Conventions Collectives.

Pour cela, n’hésitez pas à contacter le département social GESOFFICE composé de Maître Lluís PRAT YAGÜE avocat spécialisé en droit du travail et de la sécurité sociale, Maître Lola GARCÍA ROMERO avocate spécialisée en droit du travail et de la sécurité sociale, Mme. Judith MONTAÑÉS PARTAL diplômée en Ressources Humaines et spécialiste en gestion sociale et Mme. Marta VILAR SAURA Assistante Légale spécialisée en gestion sociale.